Nur Yanti Mukaromah

 TELECONFERENCE


PENGERTIAN TELECONFERENCE

Komunikasi langsung diantara beberapa atau banyak orang secara jarak jauh (tidak dalam satu ruangan), dihubungkan oleh suatu system telekomunikasi untuk membicarakan & memecahkan masalah tertentu secara interaktif dan real time (langsung).

JENIS-JENIS RAPAT

Berdasarkan Tujuannya

  • Rapat Penjelasan yaitu suatu rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat, tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.
  • Rapat Pemecahan Masalah yakni sebuah rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta sangat besar untuk memberikan masukan.
  • Rapat Perundingan ialah salah satu jenis rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agarvtidak merugikan pihak yang berselisih.

Berdasarkan Sifatnya

  • Rapat Resmi (Formal Meeting) yaitu yang di selenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting, dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.
  • Rapat Tidak Resmi (Informal Meeting) ialah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dilakukan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba. 
  • Rapat Terbuka yakni salah satu jenis rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota informasi/perusahaan dan materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.
  • Rapat Tertutup merupakan sebuah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu dan masalah yang dibahas masalah yang bersifat rahasia.

Berdasarkan Jangka Waktunya

  • Rapat Mingguan ialah suatu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah yang bersifat rutin.
  • Rapat Bulanan yaitu salah satu rapat yang diadakan sebulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu. 
  • Rapat Semesteran yakni sebuah jenis rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.
  • Rapat Tahunan merupakan jenis rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya rapat dewan komisaris.

MANFAAT & TUJUAN 

Manfaat Rapat

  1. Menyebarkan informasi.
  2. Mendapatkan feedback.
  3. Melahirkan gagasan baru yang inovatif dan kreatif.
  4. Memberi solusi dari permasalahan yang ada.
  5. Membangun kesepakatan terhadap suatu keputusan dan alur tindakan.

Tujuan Rapat

  1. Memecahkan masalah/mencari solusi. 
  2. Menyampaikan informasi perintah dan pernyataan.
  3. Alat koordinasi intern & ekstern.
  4. Menggali partisipasi peserta rapat terhadap masalah yang dihadapi.
  5. Mempersiapkan suatu acara/kegiatan.

3 JENIS TELECONFERENCE

  1. Audio Conference (Conference Call) Komunikasi yang terjadi antara partisipan hanya dalam bentuk suara (audio).
  2. Video Conference Komunikasi dari beberapa lokasi yang berbeda dan secara simultan dapat mengirimkan gambar video dan suara.
  3. Web Conference Komunikasi berbasis web dimana partisipan dapat berkomunikasi secara simultan menggunakan teks, suara, video hingga berbagi file (file sharing) atau melakukan slide presentation.

PROSEDUR TELECONFERENCE

STEP 01

Melakukan instalasi software aplikasi yang akan digunakan baik pada HP Android, Laptop atau PC

STEP 02

Menjadwalkan meeting pada software aplikasi yang digunakan.

STEP 03

Membagikan meeting number & password atau link room kepada para calon peserta teleconference.

STEP 04

Membuka meeting sesuai waktu yang sudah dijadwalkan dan melakukan teleconference

PERALATAN TELECONFERENCE

  1. Koneksi Internet.
  2. Device Perangkat.
  3.   Perangkat Lunak.
  4.   Peralatan Pendukung Audio.
  5.   Peralatan Pendukung Video.

Komentar

Posting Komentar